Vilka processer bör kartläggas först i en digitaliseringsplan?

Varför processkartläggning måste komma före systemval

Många system i drift betyder inte att verksamheten är digitaliserad. Inom offentlig sektor finns system för bemanning, rekrytering, kompetens, lön och arbetsmiljö, men de fungerar ofta som öar utan integration eller gemensam struktur. Skillnaden mellan digitala verktyg och sammanhängande, datadrivet arbete syns i processerna och dataflödena, inte i systemlistan.

CatalystOne beskriver digitalisering i offentlig sektor som ett sammanhängande ekosystem av processer, data och system. Processer och data hänger ihop först när samtliga processer kartläggs och en plan tas fram för hur de ska digitaliseras; då blir de en naturlig del av arbetsdagen. Kartläggningen avgör vilka krav ett framtida system ska klara, inte tvärtom.

Varje karta bör minst visa processtegen i ordning, vem som utför respektive steg, vilka data som skapas, ändras och läses i steget, var ansvaret lämnas över och vilka system som berörs. Utan det går det inte att avgöra vilket system som ska äga en uppgift, vad som ska integreras eller var manuella moment kan tas bort.

Börja med en karta över nuvarande arbetssätt och låt systemval, upphandling och integrationer bli konsekvenser av den. I omvänd ordning riskerar ett nytt system att läggas ovanpå samma ö-struktur, med dubbelregistreringen kvar.

Kontrolllista för processkartläggning – vad du bör dokumentera

Börja med processer som följer hela medarbetarresan

Medarbetarresan från rekrytering till pension är en användbar första karta: den korsar nästan alla system i en HR- och lönefunktion. CatalystOne lyfter fram ett sammanhängande ekosystem som stödjer hela resan och möjliggör mer datadrivet, strategiskt HR-arbete som kärnan i digitaliseringen.

Dela upp resan och kartlägg delprocesserna i följd: rekrytering och anställning, introduktion, kompetensutveckling, löne- och frånvarohantering, arbetsmiljö, förändrad befattning eller sysselsättningsgrad samt avslut och pension. Markera vilka data som uppstår i varje delprocess och vilka som ärvs från tidigare steg.

Följ sedan en enskild uppgift genom hela kedjan – ändrad adress, nytt kontonummer eller ändrad sysselsättningsgrad. Var registreras uppgiften första gången, vilka senare steg behöver den och var måste den i dag matas in på nytt? Där blir behovet av gemensam struktur och integration synligt.

Namnge varje överlämning: chef till HR, HR till lön, rekryterande chef till bemanning. Där tappas eller fördröjs information, och överlämningarna blir både prioriteringsunderlag och kravställning mot framtida lösningar.

Prioritera processer med spridd masterdata och manuell dubbelregistrering

CatalystOne konstaterar att flera offentliga verksamheter saknar en sammanhållen HR-masterdata – ett system som hanterar medarbetardata – och att medarbetarinformation därför är utspridd i flera system. Under en medarbetares livscykel kan flera system hantera personuppgifter utan att prata med varandra, vilket oftast innebär manuell inmatning på HR eller lön i alla system.

Det ger tre urvalskriterier för tidig kartläggning: processer där samma medarbetar- eller verksamhetsdata matas in manuellt i flera system, processer som saknar tydlig masterdataägare och processer där varje liten ändring kräver flera separata registreringar. Ju fler manuella inmatningar, desto högre prioritet.

Konsekvensen av att skjuta upp är känd: arbetsbördan och risken för felinmatning ökar när uppgifter måste föras in på flera ställen. Felaktiga grunddata får följdverkningar i alla processer som läser dem, och felen blir dyrare att rätta ju längre de färdas.

Dokumentera masterdata per dataområde, inte per system: vilket system som är källa för namn, anställningsnummer, befattning, organisatorisk tillhörighet, lönedata och kontaktuppgifter, vem som får ändra uppgiften och vilka som får läsa den. Då framgår vilka system som ska äga data och vilka som bara ska konsumera dem.

Manuell vs. datadriven process – effekter på arbetsbördan och felrisk

Kartlägg tvärgående flöden mellan systemöar

Processer som går mellan avdelningar, system och ansvarsområden bör kartläggas tidigt – där uppstår öarna. CatalystOne beskriver system som öar utan integration eller gemensam struktur, där flera system kan hantera samma medarbetares personuppgifter utan att prata med varandra.

Typiska tvärgående flöden: löneunderlag från verksamheten till HR och lön, rekryteringsbehov från chef till HR, behörighetsättning vid nyanställning och omplacering samt frånvarorapportering som påverkar både lön och arbetsmiljöarbete. Gemensamt är att systemgränsen sammanfaller med en ansvarsgräns – två organisationer eller roller måste enas om samma uppgift.

Kartläggningen bör särskilt notera var ett flöde korsar en systemgräns, hur många sådana passager flödet har och om överföringen i dag sker manuellt. Många passager plus manuella steg är starka skäl att ta processen tidigt.

Innan integrationer byggs behöver parterna enas om en gemensam struktur: vilket system som äger vilken uppgift, vilken identifierare som knyter ihop posterna och vad som händer när en uppgift ändras. Annars riskerar varje ny integration att bli en punkt-till-punkt-koppling som måste underhållas för sig.

Ta med säkerhets- och riskprocesser i första kartläggningen

Unit4 konstaterar i ett kort underlag om digitalisering inom offentlig sektor att värdet av proaktiva investeringar i cybersäkerhet ofta uppskattas först efter ett säkerhetsintrång. Därför bör säkerhets- och riskprocesserna inte skjutas till ett senare skede av digitaliseringsplanen.

När medarbetaruppgifter hanteras i flera system som inte pratar med varandra sprids åtkomster och registervård över flera miljöer. Kartläggningen bör för varje process dokumentera vilka roller som har åtkomst till vilka personuppgifter, i vilket system uppgifterna lagras, hur länge de sparas och hur de gallras.

Ta med incidenthantering och behörighetslivscykel. Hur upptäcks och rapporteras en incident, vem ansvarar för att åtgärda den, hur tas åtkomst bort när en medarbetare byter roll eller slutar, och hur hanteras tillfälliga behörigheter för vikarier och konsulter? Dessa processer skär genom alla andra flöden och bör kartläggas parallellt, inte efteråt.

Säkerhetsarbetet får direkta kravkonsekvenser: loggning, behörighetsstyrning och gallring måste kunna hanteras i de system som väljs, och kraven behöver vara formulerade före upphandlingen.

Låt användarbehov och tillgänglighet påverka urvalet

Användarnas synpunkter är viktiga för att skapa tillgängliga webbplatser, enligt uppsatsen ”Om man bygger dörren för liten kommer ingen in” (DiVA). Samma princip gäller urvalet av processer: den som utför arbetet vet var dubbelregistreringen sker och var information tappas.

Lägg därför in intervjuer eller observationer med de tre grupper som möter processen – den anställde, närmaste chef och den som administrerar i HR eller lön – i kartläggningen. Fråga vilka moment som görs flera gånger, vilka system de hoppar mellan och var uppgifter försvinner. Svaren ger både prioriteringsordning och kravunderlag.

Tillgänglighet bör vara ett urvalskriterium, inte en efterkonstruktion. Regeringen beslutade den 13 augusti 2020 att tillsätta en kommitté i form av en delegation med uppdrag att verka för ökad tillgänglighet (SOU 2022:22), vilket visar att frågan är föremål för statligt arbete. Markera därför vilka delar av flödet som möter anställda eller externa användare, vilka moment som kräver inloggning eller särskilda förkunskaper, och var tillgänglighetskrav behöver ställas på framtida lösningar.

Skilj på vad systemet tekniskt kan göra och vad användaren faktiskt behöver göra. Processer som är tekniskt möjliga att digitalisera kan ändå vara olämpliga att automatisera rakt av om de bygger på bedömningar, undantag eller kontakter som användaren värderar.

Så väljer du vilka processer som kartläggs först

Praktisk prioriteringsordning för första kartläggningen: börja med hela kedjor framför enskilda delmoment. Ta därefter processer med spridd eller otydlig masterdata, manuell dubbelregistrering, tvärgående flöden mellan avdelningar och system, säkerhets- och riskprocesser samt processer med stor användarpåverkan.

Använd räknebara mått i stället för magkänsla: antal manuella inmatningar per process, antal inblandade system, antal överlämningar mellan roller eller enheter, antal berörda användare och hur känsliga personuppgifterna är. En process som ligger högt på flera mått går före en som ligger högt på bara ett.

Omsätt kartan i plan genom att dokumentera samma uppgifter för varje prioriterad process: nuläge, vilka data som skapas och vem som äger dem, identifierade brister, föreslagen åtgärd, beroenden till andra processer eller system och ordningen för åtgärderna. Ordningen är viktig: masterdata och gemensam struktur behöver vara på plats innan integrationer och nya system ger avsedd effekt.

Håll kartan levande. Processer ändras när verksamheten ändras, och en digitaliseringsplan som bygger på en karta från ett enskilt tillfälle tappar snabbt kopplingen till verkligheten. Bestäm vem som äger kartan, hur ofta den ses över och hur ändringar i en process förs vidare till plan och krav.

Prioriteringskriterier för processkartläggning i digitaliseringsplan

Läs mer: Många system, men ingen helhet? Vad är digitalisering i offentlig sektor? (catalystone.com).