Välj rätt digitala verktyg för kärnprocesserna

Utgå från kärnprocesserna – inte från enskilda verktyg

Kärnprocesserna är de återkommande flöden som skapar värde i verksamheten: samarbete, kundrelationer, ekonomi och ärendehantering. Digitaliseringen har många fördelar, och en av dem är tillgången till fler verktyg som kan förbättra samarbete, processer samt intern och extern kommunikation (Nordlo). Utgå därför från processerna – inte från enskilda produkter.

Forefront beskriver att tung administration är en av de största utmaningarna inom offentlig sektor, och att automatisering och smarta system kan minska manuella processer och förbättra hanteringen av ärenden, fakturor och andra administrativa uppgifter. Techstep lyfter att digitala verktyg med stöd för mobila enheter kan öka både effektivitet och tillgänglighet. Det visar varför verktygsvalet bör kopplas till effektivisering av kärnprocesserna.

Kartlägg flödet innan du väljer verktyg

Kartlägg flödet steg för steg innan du väljer verktyg. Identifiera vilka roller som är inblandade, vilka data som används, var manuella moment uppstår och var flaskhalsar skapas. Techstep pekar på att tekniska och organisatoriska hinder kan försvåra införandet av mobila arbetssätt. Sådana hinder är ofta ett tecken på att processen behöver ses över i sin helhet.

I ekonomiprocessen råder Skatteverket att planera bokföringen, tänka igenom hur den ska vara upplagd, ta råd av andra och göra den så enkel som möjligt när verksamheten startar. Involvera dem som utför arbetet i kartläggningen – det ger bättre underlag för att matcha behov mot verktyg.

Samarbete, möten och dokumenthantering

För samarbete, möten och dokumenthantering finns olika typer av verktyg. Nordlo listar Microsoft Teams, Microsoft SharePoint och GoToMeeting som exempel. Teams är en samarbetsplattform som möjliggör distansarbete med onlinemöten via mobil, surfplatta eller dator. Den samlar konversationer, möten, delade filer och arbetsuppgifter, och du kan skapa kanaler för varje projekt, kund eller samarbete. Plattformen är molnbaserad, vilket ger åtkomst oavsett var du befinner dig.

SharePoint beskrivs av Microsoft som ett verktyg för att skapa webbplatser och intranät – en säker plats att lagra, ordna, dela och få åtkomst till information från valfri enhet. Det har ett enkelt och bekant gränssnitt, är integrerat med bekanta program, e-postlösningar och webbläsare, och gör det enkelt att skapa rapporter och analyser samt att skapa och planera innehåll. GoToMeeting är ett videokonferensverktyg. Matcha processbehov mot funktioner: behöver ni täta distansmöten, strukturerad dokumentlagring eller samlade kanaler?

Kundprocessen: CRM för struktur, kontroll och tillväxt

CRM-verktyg kan stödja sälj, marknadsföring och kundservice genom att samla kundinformation och skapa struktur i kundprocessen. NAB Solutions beskriver CRM-områden som säljstöd, marknadsföring, kundservice och fältservice, med exempel som Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Insights, Dynamics 365 Customer Service och Dynamics 365 Field Service. De betonar även säkerhet hos Microsoft och NAB.

Oneflow lyfter bästa metoder för att använda CRM-system och menar att företag kan utnyttja kraften i dessa verktyg för att uppnå optimala resultat. Vid val av CRM bör du därför fokusera på processnytta: Hur stödjer verktyget hela kundresan från första kontakt till serviceärende? Hur integreras det med ekonomi, ärendehantering och samarbetsverktyg? Hur säkerställs datakvalitet, rapportering och användarvänlighet? En lista över funktioner är mindre viktig än att verktyget passar era arbetssätt.

Ekonomiprocessen: digital bokföring och spårbarhet

I ekonomiprocessen är ordning och spårbarhet centralt. Skatteverket anger att bokföringsskyldighet innebär att löpande bokföra alla affärshändelser så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbok) och i systematisk ordning (huvudbok), att se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter, att arkivera räkenskapsinformationen i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet under minst 7 år, samt att upprätta årsbokslut eller årsredovisning. Uppgifter på datamedia kan också vara räkenskapsinformation. Skatteverket råder också att bokföra regelbundet och hålla ordning på verifikationerna.

Maroni beskriver att de flesta företag i dag använder molnbaserade bokföringssystem, till exempel Visma, Fortnox eller andra digitala lösningar. Regeringen har lagt fram proposition 2025/26:107 – Modernisering av Skatteverkets kontrollverktyg. Om förslaget antas kan Skatteverket vid en skattekontroll ta del av bokföring direkt i företagets bokföringssystem, granska verifikationer, fakturor och bokföringsposter där de lagras, och hämta digital information utan att företaget först behöver exportera filer. Åtkomst kan bara ske när det redan finns laglig grund för en kontroll eller revision. Propositionen lämnades till riksdagen i februari 2026, beslut är planerat till mars 2026 och lagen föreslås börja gälla den 1 juli 2026. Detta gör uppdaterad bokföring, sparade underlag, loggar och digital ordning ännu viktigare.

NAB Solutions har en översikt över ERP och affärssystem, med Microsoft Dynamics 365 Business Central som exempel, och nämner ERP till fastpris – från 50 000 kr samt utmaningen "För många manuella processer". Vid val av bokförings- eller ERP-system bör du efterfråga integration med övriga system, stöd för löpande bokföring och arkivering, samt möjlighet att följa upp och granska transaktioner.

Införande av direkt granskning av bokföringssystem (Skatteverket)

Krav från Skatteverket på bokföring

Offentlig sektor och mobila arbetssätt – särskilda krav

Offentlig sektor och fältverksamhet ställer särskilda krav på mobilitet, tillgänglighet, säkerhet och kompatibilitet. Techstep lyfter att offentligt anställda inte är en homogen grupp och att medarbetare i fält ibland saknar digitala verktyg; inom äldrevården är det inte ovanligt med en gemensam PC för administrativa uppgifter. Utmaningar är gamla system, back-end-system som inte är molnbaserade, kompatibilitetsproblem mellan plattformar och enheter, begränsade budgetar, motstånd mot förändring och stora skillnader i teknisk vana.

Techstep betonar höga krav på datasäkerhet och att det krävs en balans mellan dataskydd och tillgänglighet för användarna. De rekommenderar att inte underskatta komplexiteten i att införa mobila arbetssätt, att inte behandla mobiltelefoner och surfplattor som förbrukningsmaterial och att inte enbart fokusera på inköpskostnaden. Forefront beskriver att de med över 15 års erfarenhet stöttar myndigheter, regioner och kommuner med digitaliserings- och effektiviseringsinitiativ samt användarupplevelse och tillgänglighet. De stöttar också efterlevnad av NIS2, AI-förordningen och GDPR.

Fördelar och utmaningar med mobila arbetssätt i offentlig sektor

Undvik fallgropar vid införandet

Många fallgropar vid införandet hänger samman med de tekniska och organisatoriska hinder som Techstep beskriver för offentlig sektor. Särskilt pekar de på att nya arbetssätt inte alltid möts med entusiasm och att skillnaderna i teknisk kunskap kan leda till långsammare adoption. De varnar också för att underskatta komplexiteten i att införa mobila arbetssätt och att enbart se till inköpskostnaden.

Möt hindren med utbildning, successiv införing och tydlig ansvarsfördelning. Börja med en avgränsad pilot i en kärnprocess, utbilda medarbetarna i verktyget och utse ansvariga för införande och support. Skatteverket råder att planera, ta råd och göra det enkelt i början – principer som även gäller verktygsinförande. För ett lyckat införande är det klokt att ha ordning i underliggande data och processer.

Checklista för valet av digitalt verktyg

En checklista för valet av digitalt verktyg bör täcka följande: