Kostnader vid införande av nya system

Kostnadsbilden vid införande av nya system

Ett systeminförande består av direkta kostnader till leverantörer och indirekta kostnader i form av egen arbetstid. Statskontorets exempel på nya indikatorer har samma struktur: förslaget bedömdes öka statens kostnad både vid uppstart och årligen, plus en indirekt kostnad för myndigheternas medarbetares arbetstid. En systemkalkyl bör därför minst omfatta tre nivåer: uppstart, årlig drift och intern tid.

Underskattning uppstår ofta för att beställaren bara ser en del av kostnaderna. I en it-kostnadsrapport kan supportärenden, inköp av laptops, nya licenser, brandväggar, VPN och tillgång till nya tjänster driva kostnader, men de hamnar ofta i en generell it-budget utan koppling till verksamhetens aktiviteter. Då framstår införandekostnaden som lägre än den blir när verksamheten börjar använda systemet.

Huvudkostnader vid införande av nya system

Direkta kostnader vid uppstart och drift

Direkta kostnader består av engångskostnader vid uppstart och återkommande kostnader i drift. Statskontorets exempel visar cirka 750 000 kronor i uppstart och cirka 975 000 kronor per år. Vid systeminförande motsvarar uppstarten anskaffning, installation, konfiguration, migrering och utbildning; kostnaderna försvinner inte när systemet går i drift.

Återkommande kostnader består typiskt av licenser, tjänster, support och hårdvara. Ett exempel på årlig fördelning utgår från en total it-kostnad på 1 000 000 kronor per år som fördelas på verksamheten, där kostnaden innefattar just licenser, tjänster, support och inköp av hårdvara. Vid införande behöver avtal, supportnivåer och hårdvarubehov räknas om per år och över hela livscykeln, inte bara som en engångssumma.

Fördelning av årliga IT-kostnader (exempel)

Indirekta kostnader: tid, data och förändringsarbete

Medarbetarnas arbetstid är en kostnad även när den inte faktureras. Statskontoret beräknade den indirekta kostnaden för arbetstid som myndigheternas medarbetare behöver lägga på att bidra med data till cirka 7,6 miljoner kronor årligen. Statskontoret noterar också att förslaget förutsätter att hela statsförvaltningen bidrar med data, vilket ökar uppgiftslämnarbördan. Vid systeminförande går motsvarande tid till att stämma av och flytta data, delta i tester, granska flöden, utbilda sig och arbeta parallellt i gammalt och nytt system.

Förändringsarbete driver också kostnader genom beslut och aktiviteter i verksamheten. Om systemet inte tas i bruk fullt ut blir den indirekta tiden en kostnad utan motprestation.

Projektbudget och tidplan revideras ofta

Budget och tidplan är sällan statiska. Diggs rapport om strategiska it-projekt omfattar 182 pågående projekt hos 53 myndigheter, med en genomsnittlig projektlängd på drygt två och ett halvt år och en total budget på 9,4 miljarder kronor. Digg konstaterar att både budget och tidplan ofta revideras.

En systemkalkyl bör därför ha utrymme för revideringar och beslutspunkter under flera år. För strategiska projekt räcker det inte att fastställa en startbudget; kostnader för drift, vidareutveckling och intern tid fortsätter efter go-live. Digg visar också att it-kostnaderna hos 57 myndigheter uppgick till 19,3 miljarder kronor, medan de totala verksamhetskostnaderna var 202 miljarder kronor, och att it-kostnadernas andel ökade mellan 2015 och 2017 samtidigt som it-investeringarna i princip var oförändrade.

Overhead och dolda kostnader

Overhead är en betydande del av driftskostnaderna. Enligt Statskontorets nyckeltal för OH-kostnader uppskattar ESV att OH-kostnaderna i staten uppgår till cirka 45 miljarder kronor per år, vilket motsvarar cirka 25 procent av statens driftskostnader. OH omfattar gemensamma stöd- och ledningsfunktioner, lokaler, ekonomi, personal och central it. Vid införande av nya system tillkommer ofta kostnader för förvaltningsorganisation, behörigheter, support och administration som inte syns i systemets egen budget.

Att synliggöra och fördela kostnaderna

För att verksamheten ska förstå sina kostnadsdrivare behöver it-kostnaden brytas ned i konkreta poster i stället för en klumpsumma. En enkel modell är fördelning per användarkonto: sammanställ den totala it-kostnaden som ska fördelas och fördela den efter antalet användarkonton per avdelning. Exempel: en årlig kostnad på 1 000 000 kronor fördelas mellan Avdelning A med 150 användarkonton, Avdelning B med 80 och Avdelning C med 20.

Modellen är snabb eftersom den bygger på befintliga konton och kan göras på årsbasis. Den täcker licenser, tjänster, support och hårdvara. Genom att visa kostnaden per avdelning skapas en gemensam utgångspunkt för kostnadsfördelning och en grund för att följa upp om verksamhetens beslut ökar eller minskar it-kostnaden. Modellen visar dock inte vilken typ av användning som driver mest kostnad; komplettera därför med uppföljning av supportärenden, licenser och nya tjänster.

Fördelar och risker med en fördelningsmodell per användarkonto

Förvaltning, nyttorealisering och kompetens

En stor del av it-kostnaderna går till att förbättra befintliga lösningar. Digg konstaterar att fördelningen mellan att säkerställa befintliga lösningar, förbättra befintliga lösningar och ta fram nya lösningar och funktionalitet tyder på att myndigheterna lägger en större andel av it-kostnaderna på att förbättra det som redan finns, på bekostnad av att säkerställa befintliga lösningar och att ta fram nya lösningar och funktionalitet.

Även om många myndigheter anger att de har identifierat och analyserat nyttorna med projektet, saknas ofta en plan för hur och när nyttorna ska realiseras och ett utpekat ansvar för att hämta hem dem. Diggs självskattning visar stor förbättringspotential inom nyttorealisering och it-kompetensförsörjning, och Digg bedömer att det finns stora risker förenade med låg mognad inom dessa områden. För kostnadsbilden innebär det att ett system kan bli dyrt per faktiskt realiserad nytta om förvaltning, kompetens och ansvar inte är på plats.

Myndigheternas digitala mognad utvecklas positivt men långsamt, och andelen myndigheter som bedömt sig på högsta nivån har samtidigt sjunkit.

Andel IT-kostnader i total verksamhetskostnad (myndigheter)

Så följer du kostnaderna över tid

Följ dessa kostnadsposter över systemets livscykel: uppstartskostnader, årlig drift i form av licenser, tjänster, support och hårdvara, indirekt arbetstid för data, tester och utbildning, samt overhead för gemensamma stöd- och ledningsfunktioner.

Uppföljningen behöver kopplas till beslutspunkter för revidering. Sätt därför beslutspunkter, följ utfall mot budget per kostnadsslag och använd en enkel fördelningsmodell, till exempel per användarkonto, för att återkommande visa verksamheten vilka kostnader deras användning och beslut driver.

Overhead bör räknas in i totalkostnaden, i linje med uppskattningen i avsnittet om overhead. Dokumentera antaganden om volymer, supportärenden och licenser så att revideringar bygger på samma kostnadsdrivare.