Kostnader vid införande av nya system

Kostnadsbilden vid införande av nya system

Ett systeminförande består av direkta kostnader till leverantörer och indirekta kostnader i form av egen arbetstid. Statskontorets exempel på nya indikatorer har samma struktur: förslaget bedömdes öka statens kostnad både vid uppstart och årligen, plus en indirekt kostnad för myndigheternas medarbetares arbetstid. En systemkalkyl bör därför minst omfatta tre nivåer: uppstart, årlig drift och intern tid.

Underskattning uppstår ofta för att beställaren bara ser en del av kostnaderna. I en it-kostnadsrapport kan supportärenden, inköp av laptops, nya licenser, brandväggar, VPN och tillgång till nya tjänster driva kostnader. De hamnar ofta i en generell it-budget utan koppling till verksamhetens aktiviteter. Då framstår införandekostnaden som lägre än den blir när verksamheten börjar använda systemet.

Kalkylen bör prissätta varje post för sig: programvarulicenser, tjänsteavtal, support, inköp av hårdvara, installation och konfiguration, migrering av data samt utbildning. Därtill kommer intern arbetstid och overhead. Poster som saknar pris blir kvar som en klumpsumma och går inte att följa upp.

För en beställare är det sällan känt vad en åtkomst till Microsoft Teams, Adobe Photoshop eller lönesystemet kostar. Varje sådan åtkomst behöver därför prissättas i kalkylen i stället för att ligga kvar i den generella it-budgeten.

Huvudkostnadsdrivare vid systeminförande (enligt Statskontoret och Digg)

Direkta kostnader vid uppstart och drift

Direkta kostnader består av engångskostnader vid uppstart och återkommande kostnader i drift. Statskontorets exempel visar cirka 750 000 kronor i uppstart och cirka 975 000 kronor per år. Vid systeminförande motsvarar uppstarten anskaffning, installation, konfiguration, migrering och utbildning. Kostnaderna försvinner inte när systemet går i drift.

Återkommande kostnader består typiskt av licenser, tjänster, support och hårdvara. Ett exempel på årlig fördelning utgår från en total it-kostnad på 1 000 000 kronor per år som fördelas på verksamheten. Posterna där är programvarulicenser, tjänsteavtal, support och hårdvaruinköp. Vid införande behöver avtal, supportnivåer och hårdvarubehov räknas om per år och över hela livscykeln, inte bara som en engångssumma.

Uppstart och drift går att summera över tid. Med 750 000 kronor i uppstart och 975 000 kronor per år blir totalkostnaden 3 675 000 kronor över tre år, och driftsposterna står för merparten av beloppet.

En kalkyl som bara räknar uppstarten underskattar därför totalkostnaden. Licenser, tjänsteavtal, support och hårdvara återkommer varje år systemet används.

Kostnadsfördelning över tid – 3-årsperiod

Indirekta kostnader: tid, data och förändringsarbete

Medarbetarnas arbetstid är en kostnad även när den inte faktureras. Statskontoret beräknade den indirekta kostnaden för arbetstid som myndigheternas medarbetare behöver lägga på att bidra med data till cirka 7,6 miljoner kronor årligen. Statskontoret noterar också att förslaget förutsätter att hela statsförvaltningen bidrar med data, vilket ökar uppgiftslämnarbördan.

Vid systeminförande går motsvarande tid till att stämma av och flytta data, delta i tester, granska flöden, utbilda sig och arbeta parallellt i gammalt och nytt system.

Förändringsarbete driver också kostnader genom beslut och aktiviteter i verksamheten. Om systemet inte tas i bruk fullt ut blir den indirekta tiden en kostnad utan motprestation.

Den indirekta posten kan bli större än den direkta uppstarten. I samma exempel uppgår arbetstiden för att bidra med data till 7,6 miljoner kronor per år, mot 750 000 kronor i uppstart.

Fördelar och risker med en kalkyl som inkluderar indirekta kostnader

Projektbudget och tidplan revideras ofta

Budget och tidplan är sällan statiska. Diggs rapport om strategiska it-projekt omfattar 182 pågående projekt hos 53 myndigheter. Genomsnittlig projektlängd är drygt två och ett halvt år, och den totala budgeten är 9,4 miljarder kronor. Digg konstaterar att både budget och tidplan ofta revideras.

En systemkalkyl bör därför ha utrymme för revideringar och beslutspunkter under flera år. För strategiska projekt räcker det inte att fastställa en startbudget; kostnader för drift, vidareutveckling och intern tid fortsätter efter go-live. Digg visar också att it-kostnaderna hos 57 myndigheter uppgick till 19,3 miljarder kronor, medan de totala verksamhetskostnaderna var 202 miljarder kronor. It-kostnadernas andel ökade mellan 2015 och 2017 samtidigt som it-investeringarna i princip var oförändrade.

9,4 miljarder kronor fördelat på 182 projekt motsvarar i genomsnitt cirka 52 miljoner kronor per projekt, över drygt två och ett halvt år. Beloppet är en ögonblicksbild eftersom både budget och tidplan revideras.

It-kostnaderna på 19,3 miljarder kronor motsvarar knappt en tiondel av verksamhetskostnaderna på 202 miljarder kronor. Det ger en rimlig nivå för hur stor it-posten är i en verksamhet.

Overhead och dolda kostnader

Overhead är en betydande del av driftskostnaderna. Enligt Statskontorets nyckeltal för OH-kostnader uppskattar ESV att OH-kostnaderna i staten uppgår till cirka 45 miljarder kronor per år. Det motsvarar cirka 25 procent av statens driftskostnader.

OH omfattar gemensamma stöd- och ledningsfunktioner, lokaler, ekonomi, personal och central it. Vid införande av nya system tillkommer ofta kostnader för förvaltningsorganisation, behörigheter, support och administration som inte syns i systemets egen budget.

OH-kostnaderna motsvarar cirka 25 procent av driftskostnaderna, alltså omkring en fjärdedel. Räkna därför in en fjärdedel i gemensamma kostnader när systemets totalkostnad tas fram.

Att synliggöra och fördela kostnaderna

För att verksamheten ska förstå sina kostnadsdrivare behöver it-kostnaden brytas ned i konkreta poster i stället för en klumpsumma. En enkel modell är fördelning per användarkonto: sammanställ den totala it-kostnaden som ska fördelas och fördela den efter antalet användarkonton per avdelning. Exempel: en årlig kostnad på 1 000 000 kronor fördelas mellan Avdelning A med 150 användarkonton, Avdelning B med 80 och Avdelning C med 20.

Modellen är snabb eftersom den bygger på befintliga konton och kan göras på årsbasis. Den omfattar programvarulicenser, tjänsteavtal, support och utrustning. Genom att visa kostnaden per avdelning skapas en gemensam utgångspunkt för kostnadsfördelning och en grund för att följa upp om verksamhetens beslut ökar eller minskar it-kostnaden. Modellen visar dock inte vilken typ av användning som driver mest kostnad; komplettera därför med uppföljning av supportärenden, licenser och nya tjänster.

Med sammanlagt 250 användarkonton och 1 000 000 kronor att fördela blir kostnaden 4 000 kronor per konto och år. Beloppet kan användas som jämförelsetal när nya licenser, tjänster eller laptops tillkommer.

Förvaltning, nyttorealisering och kompetens

En stor del av it-kostnaderna går till att förbättra befintliga lösningar. Digg konstaterar att myndigheterna fördelar it-kostnaderna mellan att säkerställa befintliga lösningar, förbättra befintliga lösningar och ta fram nya lösningar och funktionalitet. Fördelningen tyder på att en större andel går till att förbättra det som redan finns. Det sker på bekostnad av att säkerställa befintliga lösningar och att ta fram nya lösningar och funktionalitet.

Även om många myndigheter anger att de har identifierat och analyserat nyttorna med projektet, saknas ofta en plan för hur och när nyttorna ska realiseras och ett utpekat ansvar för att hämta hem dem.

Diggs självskattning visar stor förbättringspotential inom nyttorealisering och it-kompetensförsörjning. Digg bedömer att det finns stora risker förenade med låg mognad inom dessa områden. För kostnadsbilden innebär det att ett system kan bli dyrt per faktiskt realiserad nytta om förvaltning, kompetens och ansvar inte är på plats.

Myndigheternas digitala mognad utvecklas positivt men långsamt. Andelen myndigheter som bedömt sig på högsta nivån har samtidigt sjunkit.

Ett systeminförande konkurrerar därför med förvaltningen av befintliga system om samma budget. Blir förvaltningen dyr finns mindre utrymme kvar för nya lösningar och funktionalitet.

Andel av it-kostnader i myndigheter (Digg, 2019)

Så följer du kostnaderna över tid

Följ dessa kostnadsposter över systemets livscykel: uppstartskostnader, årlig drift med licenser, tjänsteavtal, support och hårdvara, indirekt arbetstid för data, tester och utbildning, samt overhead för gemensamma stöd- och ledningsfunktioner.

Uppföljningen behöver kopplas till beslutspunkter för revidering. Sätt därför beslutspunkter och följ utfall mot budget per kostnadsslag. Använd en enkel fördelningsmodell, till exempel per användarkonto, för att återkommande visa verksamheten vilka kostnader deras användning och beslut driver.

Overhead bör räknas in i totalkostnaden, i linje med uppskattningen i avsnittet om overhead. Dokumentera antaganden om volymer, supportärenden och licenser så att revideringar bygger på samma kostnadsdrivare.

Referensbelopp att följa upp mot: 750 000 kronor i uppstart, 975 000 kronor per år, 7,6 miljoner kronor i indirekt arbetstid och omkring 25 procent av driftskostnaderna i overhead. Avvikelser mot dessa nivåer är en signal att revidera kalkylen.

Följ upp kostnader över systemets livscykel